NotuLa Professional Organizing
Haarlems Dagblad Professional Organizer

Interview Haarlems Dagblad

Professional organizer geeft gestresste managers turbotraining
Door René van Trigt

Hoofddorp - Marry van der Laag treft ze regelmatig achter hun computer aan: gestresste managers. Waar vroeger de secretaresse het werk deed, moeten ze nu zelf hun e-mail beantwoorden, soms tot 250 e-mails per dag. Als professional organizer, een nieuw beroep in het opkomende digitale tijdperk, helpt ze de managers op weg door orde op zaken te stellen in hun computer én op hun werkplek.

In haar kantoor in het Hoofddorpse Overbos hangt een alleszeggende cartoon van Peter van Straaten. In een chaotische, bomvolle werkkamer roept een manager achter stapels papieren tegen zijn secretaresse: 'Met deze puinhoop verdien ik wel mijn brood ja!'. Marry van der Laag kent inmiddels haar pappenheimers. Zo maakt ze een onderscheid tussen zogenaamde pilers en filers. De pilers creëren rondom hun werkplek overal gigantische stapels papier, de filers bergen werkelijk alles op, en wel zo, dat ze het zelf vaak niet meer kunnen terugvinden.

In haar beroep als professional organizer ziet Marry van der Laag de werkkamers anno 2007 van binnenuit. Met daarin soms managers die zelf door de bomen het bos niet meer zien. ,,Ze creëren een eigen eilandje met hun eigen systemen. Ik krijg soms medelijden met ze, omdat ze zo aan het stoethaspelen zijn. Zo kwam ik een keer bij een manager die niet eens wist dat er een enterknop op zijn toetsenbord zat. Hij was een absolute digibeet, en dat op een plek waar je het helemaal niet verwacht. Sommigen hebben ooit wel computerles gehad, maar zijn dat allemaal weer vergeten. Een andere keer bezocht ik een man die een mailing moest versturen in een oplage van 120 stuks. Alle adressen stonden in zijn pc, maar evengoed zat hij naast zijn pc op een ouderwetse typemachine alle 120 adressen op etiketten te tikken. Nou, dat kan wel wat sneller via de computer.

'' Professional Organizing is een relatief jong beroep dat is ontstaan in het digitale tijdperk. Het is een snelgroeiend vakgebied dat is overgewaaid uit de Verenigde Staten. In Nederland bestaat sinds tien jaar een eigen beroepsvereniging de NBPO waar inmiddels zo'n 75 organizers bij zijn aangesloten. Het beroep is een gat in de markt. Op 21 april is het Nationale Organizingdag en dan zal Van der Laag in de Haarlemse boekhandel De Vries tekst en uitleg geven.

Van der Laag: ,,Organizing heeft niets te maken met het organiseren van bijvoorbeeld bedrijfsfeesten. In mijn werk versnel ik administratief werk door bureaus en kasten efficiënt in te richten. Ook leer ik de managers inzichtelijk te archiveren. Hoe houd je een archiefkast bij? Hoe benoem je het? Benoem je Den Haag op de D van Den of op de H van Haag of op de S van 's Gravenhage? En in enkele uren durende turbotrainingen geef ik les in tips, trucs en sneltoetsen van Word, Excel, Outlook en Powerpoint. Ik maak een verslag van mijn lessen en kom zonodig een week later nog een keer terug. Langer lesgeven per keer is niet efficiënt, want meestal zit men na een paar uur uur wel zo'n beetje vol.'' Van der Laag komt met haar bedrijf NotuLa Professional Organizing langs op verzoek, en dat doet ze bij grote multinationals, maar ook in het midden- en kleinbedrijf. Haar training is één op één. Met een aanwijsstok adviseert zij haar klanten ter plekke achter hun pc. Ze beschikt alleen al over 400 tips en trucs om het computeren wat aangenamer te maken. ,,Microsoft heeft enige tijd geleden een onderzoek onder gebruikers gedaan waarin zij vroegen waarin de huidige computerprogramma's tekortschieten. Toen bleek dat zeventig procent van alle problemen al oplosbaar is in de bestaande programma's. Alleen, niemand weet die oplossingen te vinden. In hun nieuwe programma Office 2007 zijn deze functies nu toegankelijker gemaakt.''

Het is dankbaar werk, weet Van der Laag inmiddels. ,,Je helpt mensen echt uit de brand. Ik wijs er bijvoorbeeld op dat niet iedereen afzonderlijk een standaardbriefje hoeft te tikken. Dat kan allemaal veel sneller als je weet hoe je een sjabloon kunt aanmaken. Dát is handig, hoor ik dan. Sommigen staan na afloop te juichen en roepen dat ze mij wel kunnen zoenen!'' Maar wanneer medewerkers worden gestuurd, of van hun baas mee móeten doen, is professional organizing soms wat lastiger. ,,Ik krijg vaak te horen dat werknemers zo ontzettend druk zijn. Vaak komt dat omdat hun werkplek en computer niet op orde zijn. Het is onlogisch, niet gestructureerd of niet uniform. Dat kost een hoop tijd en dat gaat ten koste van de productiviteit. Een computer kan alles: ordenen, sorteren, tijd besparen. Ik zeg weleens bij wijze van spreken dat als Nederland echt leert werken met computers, dat half Nederland om twaalf uur wel naar huis kan. Voor die groep ben ik ook een bedreiging, je ondermijnt soms hun positie. Ze vinden je bemoeizuchtig, je komt aan hun territorium en soms zet je iemand met de beste bedoelingen toch een beetje in zijn hemd. Dan blijken ze het opeens helemaal niet zo druk te hebben en zich te verschuilen achter tijdgebrek. Maar ik zie gewoon hoe dat komt en hoe dat simpel opgelost kan worden. Hoe ga je iemand uitleggen dat er een entertoets op zijn toetsenbord zit? Dat is toch pijnlijk en dan zie je dat sommige mensen zich gaan schamen. Maar zij die écht druk zijn, lachen daarom en zijn juist erg blij met mijn adviezen.''

Van der Laag komt vaak bij managers die geen tijd hebben om dikke handleidingen door te lezen en dus maar wat doen op hun computer. Ze beginnen klein, maken zo een eigen systeempje en dat groeit maar door totdat ze vastlopen. Want wat nu te doen met 250 e-mails per dag, waarvan de ontvanger geacht wordt die te beantwoorden? ,,Die kun je allemaal ordenen en sorteren. Breng ze op volgorde, sorteer op naam of afzender, of op bijlage. Kijk of de e-mail onderdeel is van een groepsmail die cc is verstuurd. Of is de mail rechtstreeks aan jou verzonden? Behandel die eerst. Van een belangrijke klant kun je een aparte map aanmaken. Veel mensen weten niet dat er een zoekfunctie in Outlook bestaat. Wanneer je die gebruikt, kun je bijvoorbeeld zoeken op klantnaam of onderwerp. Dat scheelt allemaal tijd. En als een mail binnenkomt, beslis dan meteen of je die wilt houden, weggooien of wilt doorsturen naar een ander. Dat is de basis van het ordenen. Dat geldt ook voor papieren post. Soms begin ik heel eenvoudig, en zeg dan: "Zal ik een bakje neerzetten voor de inkomende post?''

Marry, is te bereiken via tel.nr 023 565 2106 en 06 820 2625. E-mail: Notula@planet.nl en de website van NotuLa: www.turbotraining.nl